En España, el uso de sistemas de geolocalización en vehículos de empresa se encuentra plenamente amparado por la legislación, siempre que se respeten una serie de condiciones estrictas relacionadas con la protección de datos personales, la transparencia empresarial y los derechos laborales. A medida que estas tecnologías se consolidan como herramientas clave en sectores como la logística, el transporte o los servicios técnicos, surgen dudas razonables sobre hasta qué punto pueden ser utilizadas para controlar —o incluso sancionar— a los empleados.
La base legal que ampara el uso de la geolocalización parte del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre), que otorga al empleador la facultad de “adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”, siempre que respete su “dignidad” y los límites establecidos por la ley.
Pero este control no es ilimitado. De hecho, el artículo 90 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, recoge de forma específica la posibilidad del uso de sistemas de geolocalización para el control laboral, estableciendo que solo podrán utilizarse “cuando resulten adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con los fines que se persigan en cada caso”. Y remata con una exigencia clave: “El empleador deberá informar previamente, y de forma expresa, clara e inequívoca, a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, acerca de la existencia y características de estos dispositivos y del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, limitación del tratamiento y supresión”.
Geolocalización de vehículos en tiempo real
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es clara en su Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas de geolocalización (mayo de 2021). En ella establece que es posible realizar un seguimiento en tiempo real, pero no de forma permanente ni fuera del horario laboral. En la página 10 de dicha guía se afirma:
“No se considera proporcional que el empleador mantenga activos los dispositivos de geolocalización en periodos de descanso, permisos, vacaciones, excedencias u otras situaciones similares. De igual manera, deberá garantizarse que, si el vehículo puede usarse para fines personales, el sistema permita su desactivación”.
Esto significa que el control por GPS solo se puede justificar en la medida en que sea estrictamente necesario para la actividad empresarial, no para el seguimiento continuo del trabajador como persona.
Se pueden utilizar estos datos para sancionar a trabajadores
La respuesta es afirmativa, pero bajo condiciones legales muy concretas. El Tribunal Supremo ha ratificado en varias sentencias que la prueba derivada del GPS puede ser válida en un procedimiento disciplinario, siempre y cuando el empleado haya sido informado de ello. Si no existe una información clara, la prueba puede ser anulada por vulnerar derechos fundamentales.
Además, la AEPD subraya que el uso posterior de los datos para una finalidad distinta de la inicialmente comunicada se considera ilícito. En su guía se establece que:
“El tratamiento de datos personales mediante sistemas de geolocalización no podrá usarse con fines distintos de aquellos que hayan sido informados con carácter previo al trabajador” (p. 11).
Sobre la conservación de los datos
Otra cuestión crítica es la duración del almacenamiento. El artículo 5.1.e del RGPD recoge el principio de limitación del plazo de conservación, que obliga a que los datos se mantengan solo durante el tiempo necesario para los fines para los que fueron recogidos. La AEPD, en este mismo sentido, recomienda en su guía que no se conserven más de un mes, salvo causa justificada.
Una crítica necesaria
Moviloc, empresa líder en sistemas de localización y gestión de flotas por GPS, hace una reflexión sobre el uso que se le da a esta tecnología en el ámbito laboral:
Aunque la legislación española y europea establece límites razonables al uso de la geolocalización en el trabajo, la realidad es que muchas empresas desconocen o ignoran estos límites. La mera instalación de un GPS no otorga carta blanca al empresario para monitorizar en tiempo real cada desplazamiento o sancionar por conductas no relacionadas con el rendimiento profesional.
En la práctica, se observa una tendencia creciente a utilizar estas herramientas con un enfoque punitivo, más que operativo. Se ha pasado del control de rutas al control de personas, y ese salto, aunque técnico, no siempre es legal ni legítimo. La frontera entre vigilancia razonable y vulneración de la privacidad es muy fina, y conviene no perderla de vista.
El GPS puede ser una herramienta útil para mejorar la eficiencia de un negocio, pero no debe convertirse en una forma encubierta de supervisión constante del trabajador. Informar con claridad, limitar el uso al horario laboral, definir bien las finalidades y no conservar los datos más allá de lo necesario no son solo obligaciones legales: son garantías de un entorno laboral respetuoso.
